Møtereferat som skriver seg selv
Problemet
Møtene tar tid, og referatet blir sjelden skrevet. Når det først skrives, husker folk forskjellig, og oppgavene forsvinner.
Løsningen
Møtet tas opp, en AI skriver ut det som ble sagt og lager et utkast til referat med beslutninger og oppgaver. Et menneske leser gjennom, retter og sender.
Verktøy
- En tjeneste som tar opp og skriver ut møter (finnes innebygd i Teams og Google Meet, og som egne verktøy)
- En språkmodell som lager referatet fra utskriften
- Et sted referatet og oppgavene havner, for eksempel e-post eller prosjektverktøyet dere bruker
Hva det krever av deg
- At alle i møtet vet at det tas opp, og har sagt ja
- En fast mal for hva et referat hos dere skal inneholde
- At noen leser gjennom før det sendes, særlig beslutninger og navn
Typisk kostnad
Kostnaden avhenger av omfang, hvilke systemer det skal kobles til, og hvor mye som finnes skriftlig fra før. Et konkret anslag krever at noen ser på ditt oppsett.
Slik ser det ut for dere
Dere har et prosjektmøte på tretti minutter. Ingen skriver notater, fordi møtet tas opp. Ti minutter etter at dere er ferdige, ligger det et utkast til referat i innboksen til den som ledet møtet.
Referatet har tre deler: hva dere ble enige om, hvem som skal gjøre hva, og når det skal være gjort. Møtelederen leser gjennom, retter et navn og en dato, og sender det til alle. Det tok fem minutter.
Hvorfor virker det?
En språkmodell er et program som forstår og skriver vanlig språk. Den er svært god på å oppsummere lang tekst, og en møteutskrift er lang tekst.
Modellen bestemmer ingenting selv. Den skriver ned det som ble sagt, sortert etter malen dere har gitt den, og menneskene beholder ansvaret for at det stemmer.
Det er malen som gjør forskjellen. Uten mal får du et langt sammendrag som ingen leser. Med mal får du beslutninger og oppgaver på en side.
Dette må du bestemme før du starter
- Hva et referat hos dere skal inneholde. Beslutninger, oppgaver med navn og frist, og åpne spørsmål er et vanlig utgangspunkt.
- Hvem som leser gjennom før det sendes. Det bør være den som ledet møtet.
- Hvor opptaket og utskriften lagres, og hvor lenge. Sjekk at leverandøren har en databehandleravtale.
- Hvilke møter som ikke skal tas opp. Personalsaker og sensitive kundesaker er et vanlig unntak.
Vanlige feil
Å sende referatet uten å lese det. Modellen kan blande navn, gjette et tall eller legge en beslutning på feil person. Det kalles hallusinasjon, og det ser like troverdig ut som resten.
Å glemme å si fra om opptaket. Alle i møtet skal vite det, hver gang.
Å ta opp alt. Noen møter blir dårligere når folk vet at de tas opp. Start med de faste, praktiske møtene der referatet uansett skulle vært skrevet.
Når blir det mer?
Når dere stoler på referatene, kan neste steg være at oppgavene legges rett inn i prosjektverktøyet deres, og at folk får en påminnelse når fristen nærmer seg. Da har løsningen blitt en AI-agent, altså et program som også gjør oppgaver for dere. Det er neste steg, ikke det første.
Hva kan du gjøre nå?
Skriv malen først. Ta det siste referatet dere skrev for hånd, og bestem hva som skal være med hver gang. Det er den delen som tar tid, og den kan dere gjøre selv.
Vil du ha hjelp til å velge verktøy og sette opp resten, kan du ta en prat med en ekspert.
Vanlige spørsmål
Er det lov å ta opp møter?
Ja, hvis de som er med vet om det og har sagt ja. Si det i starten av møtet, og skriv det i innkallingen. Opptak inneholder personopplysninger, så du må også vite hvor de lagres og hvor lenge.
Blir referatet riktig?
Som regel blir det godt, men ikke alltid. Navn, tall og hvem som sa hva kan bli feil. Derfor skal et menneske alltid lese gjennom før referatet sendes.
Kan AI-en også følge opp oppgavene?
Ja, det er neste steg. Da har løsningen blitt en AI-agent som legger oppgaver inn i systemet deres og minner folk på dem. Start med referatet først.